Os consultores da Dartmouth simplificam o agendamento de compromissos para atender com sucesso mais de 4.400 alunos

O desafio

Os consultores do Escritório do reitor de graduação de Dartmouth atendem mais de 4.400 alunos em uma variedade de capacidades de aconselhamento, incluindo seleção de disciplinas e gerenciamento de crises. Com apenas onze consultores na equipe, cada um apoia entre 300 e 600 alunos.

A coordenação de agendamento era tão difícil que era impossível se reunir com todos os seus conselheiros. Essa era uma situação especialmente sensível com seus alunos do primeiro ano. O Reitor associado Brian Reed falou sobre a importância de alcançar esses alunos:

“Alguns alunos têm a tendência a se esquivar do aconselhamento e, se o vai e vem do agendamento de compromissos se tornar muito incômodo, há o risco de perdermos o interesse dos alunos e eles nunca virão nos visitar, o que poderia afetar negativamente sua experiência acadêmica.”

Antes de adotar o Calendly, um assistente de recepção gerenciava seus compromissos. Por causa do alto volume de solicitações e gerenciamento de agendas para vários consultores, houve um gargalo que causou atrasos de resposta.

Quando os cortes de orçamento removeram o cargo de recepcionista dos seus escritórios, a equipe não tinha certeza de como agendar reuniões e aconselhar efetivamente os alunos com seus recursos já limitados.

A solução

O Reitor associado foi apresentado ao Calendly por um colega. Quando ele viu como era fácil para alguém agendar um compromisso, ele fez com que cada consultor de sua equipe configurasse uma conta e compartilhasse seus links de agendamento em assinaturas de e-mail e em todas as comunicações da escola, para que os alunos pudessem acessar facilmente sua disponibilidade.

Ao automatizar o processo, os alunos poderiam agendar compromissos de aconselhamento diretamente com seu consultor designado acessando o link de agendamento exclusivo desse consultor. A equipe também implementou um sistema de rodízio que maximizou a disponibilidade entre todos os consultores para melhor atender aos alunos com dúvidas gerais e questões urgentes.

Resultados/principais benefícios

Em apenas alguns dias, a equipe viu diferenças notáveis em seu estilo de trabalho. Em todo o quadro, os consultores aumentaram sua capacidade de ver os alunos. Eles não precisam mais manter o tempo bloqueado em suas agendas para compromissos provisórios e os alunos podem cancelar e reagendar compromissos por conta própria. Ao coletar informações dos alunos durante o agendamento, os consultores podem se preparar com antecedência e aproveitar ao máximo seus compromissos.

Com essa melhoria no fluxo de trabalho, a equipe de aconselhamento pode ver mais alunos, apesar da perda de sua equipe administrativa. Eles agora podem se reunir consistentemente com mais de dois terços de sua turma de calouros. Ao adotar o Calendly, ele também dá aos alunos flexibilidade para agendar a qualquer momento, sem precisar esperar pela abertura de um escritório ou por uma resposta de e-mail.

Durante seu primeiro ano acadêmico de uso do Calendly, a equipe de Brian não só conseguiu agendar mais de 90% de suas reuniões de alunos por meio do Calendly, como mais de 62% delas eram reuniões com alunos recorrentes. Reuniões recorrentes são um sinal claro de sucesso para a Dartmouth, mostrando que os consultores são uma fonte que os alunos querem aproveitar repetidamente.

Ao entrar no novo trimestre, Brian está mais confiante na capacidade de sua equipe de fornecer aconselhamento de alto nível aos seus alunos. “O Calendly é essencial por causa dos cortes recentes no orçamento administrativo. Não poderíamos ver tantos alunos sem nossos links de agendamento e realmente apreciamos a ajuda!”

Como o Calendly está ajudando o Centro de bem-estar do aluno

O Centro de bem-estar do aluno em Dartmouth também tem aproveitado a automação de agendamento do Calendly desde fevereiro de 2021.

Antes de implementar o Calendly, o Centro de bem-estar do aluno precisava de uma maneira melhor de expandir o alcance do aluno para seus programas de Mindfulness e aumentar o bem-estar do aluno, enquanto melhorava os resultados de saúde mental na Dartmouth.

Ouça Sid Babla, o Coordenador do programa de bem-estar, compartilhar como o Calendly forneceu a funcionalidade de que eles precisavam para atender às suas metas no vídeo abaixo.

Ao aproveitar o Calendly para melhorar suas operações de agendamento, a equipe do Centro de bem-estar do aluno conseguiu economizar mais de 800 horas apenas no último ano e, em última análise, aumentar o engajamento do aluno em seus programas.

Pronto para ver como o Calendly pode ajudar sua organização a melhorar o acesso aos recursos dos alunos? Entre em contato com nossa equipe de vendas hoje mesmo e descubra novas maneiras de atender melhor seus alunos!